Privacy Policy and Security

Data Protection and Privacy Policy

Bedankt voor uw interesse in KOMPAN. Wanneer u onze website bezoekt, artikelen koopt bij KOMPAN, ongevallen meldt, samenwerkt met KOMPAN of anderszins met KOMPAN communiceert, verwerken wij uw persoonsgegevens. Een correcte behandeling van uw gegevens is een verantwoordelijkheid die wij zeer serieus nemen. Hieronder vindt u ons gegevensbeschermings- en privacybeleid dat van toepassing is op de diensten van KOMPAN in België.

KOMPAN kan dit beleid te allen tijde wijzigen. Als dit gebeurt, wordt het op deze website aangegeven. Bezoek regelmatig onze pagina over het gegevensbeschermings- en privacybeleid om er zeker van te zijn dat u op de hoogte bent van de laatste versie.

1. Bezoekers van de KOMPAN-website

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe KOMPAN persoonsgegevens verwerkt van bezoekers van KOMPAN.be. KOMPAN.be wil u informeren over ons bedrijf, onze producten, onze diensten en onze partnerschappen en wil u de mogelijkheid bieden contact met ons op te nemen. Sommige gegevens verzamelen wij rechtstreeks via contactformulieren, pop-ups, online grafieken, klantenenquêtes. Andere informatie wordt automatisch verzameld via cookies. U wordt altijd op de hoogte gebracht voordat wij persoonsgegevens over u verzamelen.

1.1 Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens op de website is:

KOMPAN NV/SA, Bosstraat 15 8780, Oostrozebeke Belgium Telefoon : +32 09/216 66 60 Fax : +32 09/227 00 21 E: [email protected]

1.2 Verzamelen van persoonsgegevens

KOMPAN kan via de website de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

Contactgegevens, waaronder naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en soortgelijke identificatiegegevens
Wie uw werkgever is en de locatie van uw werkplek
Interesses, met inbegrip van de producten en diensten waarvoor u belangstelling hebt getoond
IP-adres
Informatie over uw gebruik van onze websites
IT-gerelateerde informatie, zoals gebruikers-ID's, wachtwoorden, inloggegevens en data

Persoonsgegevens over u worden verzameld in een of meer van de volgende gevallen:

Wanneer u onze website bezoekt en doorbladert
Wanneer u een gebruikersprofiel aanmaakt
Wanneer u offertes aanvraagt voor producten
Wanneer u catalogi bestelt
Wanneer u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief van KOMPAN
Wanneer u materiaal van de website downloadt
Wanneer u producten ontwerpt op onze website
Wanneer u een vraag stelt via een contactformulier
Wanneer u communiceert met KOMPAN
Wanneer u gebruik maakt van de andere functies en diensten van KOMPAN

1.3 Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verzameld voor de volgende doeleinden:

Beheer van gebruikersaccounts en -profielen
Afhandeling van aanvragen in onze webwinkel
Levering van door u bestelde catalogi of levering van diensten
Verspreiding van nieuwsbrieven en andere reclame/marketing
Afhandeling van verzoeken van u
Ondersteuning van en communicatie met de klant
Ontwikkeling van producten en diensten
Statistieken en analyse

De verwerking van uw persoonsgegevens is in sommige gevallen noodzakelijk voor de uitvoering van een contract dat tussen KOMPAN en u is gesloten, bijv. in verband met het beheer van gebruikersaccounts en profielen of wanneer u via de website een catalogus bestelt (artikel 6, lid 1, sub b van de Algemene verordening gegevensbescherming). Daarnaast kan de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd zijn op ons legitieme belang om marketingactiviteiten uit te voeren (waarvoor geen toestemming vereist is), klantenservice te verlenen, vragen en andere verzoeken af te handelen, onze producten en diensten te ontwikkelen en te evalueren, en statistieken en analyses uit te voeren (artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming).

KOMPAN gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend om u productinformatie, nieuwsbrieven en ander marketingmateriaal toe te sturen via sms en e-mail als u daarvoor vooraf uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven, tenzij de toepasselijke wetgeving het ons toelaat om zonder die toestemming contact met u op te nemen (artikel 6, lid 1, sub a van de Algemene verordening gegevensbescherming).

In aanvulling op het bovenstaande verzamelen en bewaren wij ook gegevens waarmee wij uiteindelijk onze website kunnen verbeteren. De gegevens die wij verzamelen, worden automatisch opgeslagen in een geaggregeerd formaat en kunnen wij niet gebruiken om u als individu te identificeren. Wij koppelen geen geaggregeerde bezoekersstatistieken aan persoonsgegevens, tenzij u uw persoonsgegevens vrijwillig verstrekt.

Gegevens die wij automatisch verzamelen, zijn onder andere:

Cookie-ondersteuning van de eerste partij (als u ons toestaat een cookie op uw computer te plaatsen)
Bezoekers-ID (zo mogelijk aangeleverd door een cookie die wij op uw computer plaatsen)
Referenties (d.w.z. waar u vandaan kwam, bijvoorbeeld google.com)
Datum en tijdstip van het bezoek
Regionale en taalinstellingen (om te bepalen in welk land u zich bevindt)
Besturingssysteem (Windows, OS X, Linux, IOS, Android enz.)
Browser en browserversie (Chrome, Internet Explorer, Firefox, Opera, Safari enz.)
Schermresolutie (1280x1024, 1024x768 enz.)
JavaScript-ondersteuning
Java-ondersteuning
IP-adres (het adres van uw computer op internet) (dit zijn ook persoonsgegevens en worden dus als zodanig behandeld)
De titel van de pagina die u bekijkt
De URL van de pagina die u bekijkt
Lees meer over het gebruik van cookies in ons cookiebeleid, dat hier beschikbaar is

1.4 Bewaartermijn

Persoonsgegevens met betrekking tot gebruikersaccounts worden na 2 jaar inactiviteit gewist. De bewaartermijn wordt bepaald op basis van ons legitieme belang om uw gebruikersaccount of profiel aan u ter beschikking te stellen (artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming).

Persoonsgegevens die via contactformulieren zijn verzameld, evenals andere correspondentie, worden over het algemeen na 1 jaar gewist, tenzij de correspondentie betrekking heeft op een bestelling, een ongeval of een rechtsvordering. De bewaartermijn wordt bepaald op basis van ons legitieme belang om de klant een dienst te kunnen verlenen (artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming).

Persoonsgegevens in boekhoudkundige bescheiden, met inbegrip van documentatie over bestellingen, worden na het einde van het boekjaar gedurende 7 jaar bewaard en daarna gewist. De bewaartermijn wordt vastgesteld op basis van de bewaareisen in art. III.86 en III.88 van het Wetboek van Economisch Recht en dit gebeurt derhalve om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving (artikel 6, lid 1, sub c van de Algemene verordening gegevensbescherming).

Bewijsstukken van uw toestemming voor marketing worden bewaard gedurende 2 jaar vanaf de datum waarop u uw toestemming voor het ontvangen van direct marketing-materiaal hebt ingetrokken. De bewaartermijn wordt bepaald op basis van het legitieme belang van KOMPAN om te kunnen aantonen dat direct marketing heeft plaatsgevonden in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving (artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming).

2. Contactpersonen bij KOMPAN’s B2B-klanten, leveranciers, distributeurs en andere zakenpartners

In deze paragraaf wordt het beleid van KOMPAN beschreven voor de verwerking van persoonsgegevens die worden verzameld van eigenaren van eenmanszaken of contactpersonen van B2B-klanten, leveranciers, distributeurs en andere zakenpartners van KOMPAN die samenwerken met KOMPAN.

2.1 Verwerkingsverantwoordelijke

Tenzij anders vermeld, is de entiteit bij KOMPAN waarmee uw bedrijf (of uw werkgever) een overeenkomst heeft, samenwerkt of correspondeert, de verantwoordelijke voor de verwerking met betrekking tot de verzamelde persoonsgegevens.

2.2 Verzamelen van persoonsgegevens

KOMPAN kan de volgende persoonsgegevens verzamelen, verwerken en opslaan:

Naam, e-mailadres, telefoonnummer en soortgelijke identificerende informatie
Individuele informatie zoals voorkeurstalen
Organisatorische informatie zoals bedrijfsnaam, bedrijfsadres, functie, werkgebied, primaire werkplek en land
Contractuele informatie zoals inkooporders, facturen, contracten en soortgelijke overeenkomsten tussen uw bedrijf (of werkgever) en KOMPAN, die uw contactgegevens kunnen bevatten
Financiële informatie, zoals betalingsvoorwaarden, bankrekeninggegevens en kredietwaardigheid

Dergelijke informatie kan rechtstreeks door u worden verstrekt (voornamelijk via e-mails en andere correspondentie) of door derden, zoals uw werkgever.

Persoonsgegevens over u worden verzameld in een of meer van de volgende gevallen:

Wanneer uw bedrijf of het bedrijf waarin u werkzaam bent een overeenkomst aangaat met KOMPAN, inclusief het afnemen van door KOMPAN aangeboden producten of diensten
Wanneer u interesse hebt getoond in de producten of diensten van KOMPAN, bijvoorbeeld door KOMPAN uw visitekaartje te geven
Wanneer u instemt met het ontvangen van de nieuwsbrief van KOMPAN
Wanneer u samenwerkt of communiceert met KOMPAN

2.3 Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verzameld voor de volgende doeleinden:

In het algemeen om de samenwerking te plannen, uit te voeren en te beheren, met inbegrip van eventuele contracten
Administratie, zoals het verwerken van betalingen (met inbegrip van de inning van openstaande facturen), het beoordelen van de kredietwaardigheid, het verrichten van boekhoudkundige, audit- en factureringsactiviteiten, verzending en levering, en ondersteunende diensten
Nieuwsbrieven en soortgelijke marketingcommunicatie
Afhandeling van door u ingediende verzoeken
Algemene mededelingen
Ontwikkeling van producten en diensten
Statistieken en analyse

Naleving en regelgevende doeleinden, zoals het voldoen aan onze verplichtingen inzake wetgeving en naleving om illegale activiteiten te voorkomen

Geschillenbeslechting

De verwerking van uw persoonsgegevens is in sommige gevallen noodzakelijk voor de uitvoering van een contract dat tussen KOMPAN en u of uw werkgever is gesloten, bijv. bij de afhandeling van bestellingen, administratie van samenwerking, gebruikersaccounts en profielen (artikel 6, lid 1, sub b van de Algemene verordening gegevensbescherming).

Daarnaast kan de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd zijn op ons legitieme belang om marketingactiviteiten uit te voeren (waarvoor geen toestemming vereist is), klantenservice te verlenen, vragen en andere verzoeken af te handelen, de solvabiliteit te waarborgen, geschillen te beslechten, onze producten en diensten te ontwikkelen en te evalueren, en statistieken en analyses uit te voeren (artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming).

De verwerking van uw persoonsgegevens door KOMPAN kan in sommige gevallen ook noodzakelijk zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals onze verplichting om illegale activiteiten te voorkomen (artikel 6, lid 1, sub c van de Algemene verordening gegevensbescherming).

KOMPAN gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend om u productinformatie, nieuwsbrieven en ander marketingmateriaal toe te sturen via e-mail als u daarvoor vooraf uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven, tenzij de toepasselijke wetgeving het ons toelaat om zonder die toestemming contact met u op te nemen (artikel 6, lid 1, sub a van de Algemene verordening gegevensbescherming).

2.4 Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden gedurende 10 jaar na het einde van de samenwerking bewaard. De gegevens kunnen echter langer in geanonimiseerde vorm worden bewaard.

Bewijsstukken van uw toestemming voor marketing worden bewaard gedurende 5 jaar vanaf de datum waarop u uw toestemming voor het ontvangen van direct marketing-materiaal hebt ingetrokken. De bewaartermijn wordt bepaald op basis van het legitieme belang van KOMPAN om te kunnen aantonen dat direct marketing heeft plaatsgevonden in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving (artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming).

3. B2C-klanten (consumenten)

In deze paragraaf wordt het beleid van KOMPAN beschreven voor de verwerking van persoonsgegevens die worden verzameld door klanten die consumenten zijn.

3.1 Verwerkingsverantwoordelijke

Tenzij anders vermeld, is de entiteit bij KOMPAN waarmee u een overeenkomst hebt of correspondeert, de verantwoordelijke voor de verwerking met betrekking tot de verzamelde persoonsgegevens.

3.2 Verzamelen van persoonsgegevens

KOMPAN kan de volgende persoonsgegevens verzamelen, verwerken en opslaan:

Naam, e-mailadres, telefoonnummer en soortgelijke identificerende informatie
Individuele informatie zoals voorkeurstalen
Contractuele informatie zoals inkooporders, facturen en dergelijke
Financiële informatie zoals betalingsinformatie, rekeninginformatie en betalingswijze

Persoonsgegevens over u worden verzameld in een of meer van de volgende gevallen:

Wanneer u een overeenkomst aangaat met KOMPAN, met inbegrip van de aankoop van door KOMPAN aangeboden producten of diensten

Wanneer u instemt met het ontvangen van de nieuwsbrief van KOMPAN

Wanneer u communiceert met KOMPAN

3.3 Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verzameld voor de volgende doeleinden:

Verwerking van uw bestelling
Administratie, zoals het verwerken van betalingen (met inbegrip van de inning van openstaande facturen), het verrichten van boekhoudkundige, audit- en factureringsactiviteiten, verzending en levering, en ondersteunende diensten
Nieuwsbrieven en soortgelijke marketingcommunicatie
Uitvoering van door u gedane verzoeken
Algemene mededelingen
Ontwikkeling van producten en diensten
Statistieken en analyse
Geschillenbeslechting

De verwerking van uw persoonsgegevens is in sommige gevallen noodzakelijk voor de uitvoering van een contract dat tussen KOMPAN en u, bijv. bij de afhandeling van bestellingen (artikel 6, lid 1, sub b van de Algemene verordening gegevensbescherming).

Daarnaast kan de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd zijn op ons legitieme belang om marketingactiviteiten uit te voeren (waarvoor geen toestemming vereist is), klantenservice te verlenen, vragen en andere verzoeken af te handelen, geschillen te beslechten, onze producten en diensten te ontwikkelen en te evalueren, en statistieken en analyses uit te voeren (artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming).

3.4 Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden over het algemeen 10 jaar bewaard vanaf de laatste aankoop/activiteit. De verwijderingstermijn wordt bepaald op basis van ons legitieme belang om de klant een dienst te kunnen verlenen en eventuele rechtsvorderingen af te handelen (artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming).

4. Ongevallenrapportage

In deze paragraaf wordt het beleid van KOMPAN beschreven voor de verwerking van persoonsgegevens die worden verzameld in het kader van de ongevallenrapportage.

4.1 Verwerkingsverantwoordelijke

KOMPAN NV/SA, Bosstraat 15 8780, Oostrozebeke België/Belgique Telefoon : +32 09/216 66 60 Fax : +32 09/227 00 21 E: [email protected]

4.2 Verzamelen van persoonsgegevens

KOMPAN kan de volgende persoonsgegevens verzamelen, verwerken en opslaan:

Bestelnummer, jaar van verslaglegging en registratienummer van het verslag
Informatie over de gewonde persoon, waaronder naam, geslacht, leeftijd, beschrijving van het ongeval, datum van het ongeval, gevolgen van het ongeval en of de gewonde persoon een medische behandeling heeft ondergaan in verband met het ongeval.
Informatie over getuigen, waaronder naam en type getuige
Foto’s, medische attesten, inspectierapporten en andere informatie die u ons verstrekt in verband met het rapport
Naam, e-mailadres en telefoonnummer van de melder

Persoonsgegevens worden verzameld in een of meer van de volgende gevallen:

Wanneer er ongevallen worden gemeld
In verband met verdere correspondentie over ongevallen

4.3 Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden verzameld voor de volgende doeleinden:

Afhandeling van rechtsvorderingen als gevolg van ongevallen met betrekking tot KOMPAN-producten
Ongevallenpreventie
Verbetering en ontwikkeling van producten
Statistieken en analyse

De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons legitieme belang bij het afhandelen van rechtsvorderingen, het voorkomen van ongevallen, het verbeteren en ontwikkelen van producten, evenals ons legitieme belang bij het uitvoeren van statistieken en analyses (artikel 6, lid 1, sub f van de Algemene verordening gegevensbescherming).

De verwerking van gezondheidsgegevens vindt plaats met het oog op het vaststellen, handhaven of verdedigen van rechtsvorderingen (artikel 9, l" Privacybeleid en beveiliging

5. Contacts in connection with invitations to tender

This section describes KOMPAN’s policy on processing of personal data collected in connection with invitations to tender.

5.1 Data controller

Unless otherwise stated, the data controller for the collected personal data is the unit at KOMPAN which has submitted a tender in connection with an invitation to tender.

5.2 Collection of personal data

KOMPAN may collect, process and store the following personal data:

Name, email address, telephone number and similar identifying data
Organisation data such as workplace, position, business area, primary workplace and country

Such data may be provided directly by you (primarily through emails and other correspondence) or by third parties, e.g. your employer.

Personal data about you will be collected in one or more of the following cases:

When your employer discloses your data to KOMPAN in connection with an invitation to tender
When you communicate with KOMPAN

5.3 Why do we collect personal data?

Personal data are collected for the following purposes:

To enable KOMPAN to submit a tender in connection with the invitation to tender in question
General communication
Handling of disputes

The processing of your personal data is based on our legitimate interest in being able to submit a tender in connection with an invitation to tender, communicate with you in connection with the tender and handle disputes, e.g. where there is suspicion of circumstances that will result in an invitation to tender being declared invalid (Article 6(1)(f) of the General Data Protection Regulation).

5.4 Storage period

Your personal data will be stored for three years from the end of the tendering procedure. The storage period has been fixed based on our legitimate interest in the establishment, exercise or defence of legal claims (Article 6(1)(f) of the General Data Protection Regulation).

6. Use of images

In various contexts, we use pictures and videos (‘images’), including for campaigns and marketing materials, such as advertisements, flyers and brochures, as well as on our websites and as part of our social media profiles (e.g. Facebook, LinkedIn and Twitter). Images may also be included in presentations, articles or in other industry contexts.

We obtain your consent to the use of the image to the extent to which we find this necessary (Article 6(1)(a) of the General Data Protection Regulation). However, in certain situations, we use images based on a weighing of interests (Article 6(1)(f) of the General Data Protection Regulation) or on the basis of an agreement, e.g. model contract (Article 6(1)(b) of the General Data Protection Regulation).

7. Disclosure to other data controllers and transfer to data processors

In order to meet the above purposes, we may grant access to your personal data to third parties which, based on a contractual relationship with KOMPAN, provide relevant services, e.g. IT suppliers, email service providers and suppliers of marketing services. Such service providers will only process personal data in accordance with our instructions under concluded data processing agreements.

In addition, your personal data may be shared with other companies in the KOMPAN Group, if relevant.

KOMPAN may disclose your personal data to third-party suppliers such as carriers in order to handle requests/orders for products, catalogues, etc. made by you (Article 6(1)(b) of the General Data Protection Regulation).

In certain circumstances and according to the applicable legislation, it may be necessary to disclose data to the authorities (Article 6(1)(c) of the General Data Protection Regulation). We may also disclose your personal data for the establishment, exercise or defence of legal claims and our legal rights (Article 6(1)(f) and Article 9(2)(f) of the General Data Protection Regulation. In addition, we may disclose your personal data to external auditors to comply with our auditing obligation (Article 6(1)(c) of the General Data Protection Regulation).

In connection with KOMPAN’s development, the corporate structure may change, e.g. through a total or partial sale of KOMPAN. In case of a partial transfer of assets containing personal data, the legal basis for processing in connection with the disclosure of personal data is generally Article 6(1)(f) of the General Data Protection Regulation, as KOMPAN has a legitimate interest in transferring parts of its assets and in making commercial changes. In addition, your personal data may be disclosed to third-party service providers (data processors) that assist KOMPAN. In such cases, the service providers are only entitled to process the personal data on KOMPAN’s behalf and in accordance with KOMPAN’s instructions.

If your personal data are transferred to data processors or data controllers established in countries outside the EU/EEA that do not have an adequate level of protection, such a transfer will generally be based on the EU Commission’s standard contractual clauses.

8. Your rights

You have a right of access to the personal data that we process and store about you, subject to certain statutory exceptions. In addition, you have the right to object to the collection and processing of your personal data as well as the right to request a restriction of the processing of your personal data. You also have the right to demand that we rectify or erase your personal data if necessary.

Under certain circumstances, you may also request to receive from us the personal data you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format, and to request us to transmit such data to another data controller (data portability).

8.1 Withdrawal of consent

You may withdraw any consent you have granted us at any given time. If you wish to withdraw your consent, you may contact us at [email protected]. Regarding newsletters and other electronic marketing material, you can also use ‘unsubscribe link’ in emails or other communications that you receive from us.

Please note that the withdrawal of your consent does not affect the lawfulness of the processing of your personal data prior to your withdrawal of consent.

9. Who to contact

If you want us to update, rectify or erase the personal data we have registered about you; or if you want access to the personal data stored about you or if you have any questions regarding the above guidelines, you may contact us at [email protected]. You can also write to us at the following address:

KOMPAN A/S C. F. Tietgens Boulevard 32 C 5220 Odense SØ Denmark

10. Complaints

If you wish to complain about the processing of your personal data, you may contact us by email or letter as stated above. You can also lodge a complaint with the Danish Data Protection Agency at [email protected].

Version 2.0, 01/JUNE/2021 – 2021