Dataskydds- och integritetspolicy

SEKRETESSPOLICY

Tack så mycket för ditt intresse för KOMPAN. När du besöker vår hemsida, köper varor hos KOMPAN, rapporterar olyckor, samarbetar med KOMPAN eller på annat sätt kommunicerar med KOMPAN behandlar vi dina personuppgifter. Att hantera dina uppgifter på ett korrekt sätt är ett ansvar vi tar på största allvar. Nedan hittar du vår dataskydds- och integritetspolicy som gäller för KOMPAN:s tjänster i Sverige.

Denna webbplats har utvecklats och underhålls av:

KOMPAN SVERIGE AB, Götaforsliden 13 431 34 Mölndal Sverige (nedan kallad ”KOMPAN”). T: 031 - 96 88 40 E: [email protected]

KOMPAN kan ändra denna policy när som helst. Om detta sker kommer det att visas på denna webbplats. Du bör regelbundet besöka sidan för dataskydds- och integritetspolicy för att försäkra dig om att du är bekant med den senaste versionen.

1. BESÖKARE PÅ KOMPANS WEBBPLATS

I detta avsnitt beskrivs KOMPANs behandling av personuppgifter om besökare på KOMPAN.se. KOMPAN.se finns där för att informera dig om vårt företag, produkter, tjänster och partnerskap och för att du ska kunna kontakta oss. Viss information kommer vi att samla in direkt via kontaktformulär, popupfönster, onlinechat och kundundersökningar, medan annan information samlas in automatiskt via cookies. Du kommer alltid att informeras innan vi samlar in personuppgifter om dig.

Insamling av personuppgifter

KOMPAN kan samla in och hantera följande personuppgifter via webbplatsen:

Kontaktinformation, inklusive namn, e-postadress, telefonnummer, adress och liknande identifieringsuppgifter
Vem din arbetsgivare är och var din arbetsplats finns
Intressen, inklusive vilka produkter och tjänster du har visat intresse för
IP-adress
Information om din användning av våra webbplatser
IT-relaterad information som användar-ID, lösenord, inloggningsuppgifter samt data

Dina personuppgifter kommer att samlas in vid ett av dessa tillfällen:

När du besöker och surfar på vår webbplats
När du skapar en användarprofil
När du begär offert på produkter
När du beställer kataloger
När du registrerar dig för KOMPANs nyhetsbrev
När du laddar ner material från webbplatsen
När du designar produkter på vår webbplats
När du skickar förfrågningar via ett kontaktformulär
När du kommunicerar med KOMPAN
När du använder KOMPANS andra funktioner och tjänster

Varför samlar vi in personuppgifter?

Personuppgifter samlas in för följande ändamål:

Hantera användarkonton och profiler
Hantera förfrågningar i vår webbutik
Leverera kataloger eller andra tjänster som har beställts av dig
Distribution av nyhetsbrev och annan reklam/marknadsföring
Hantera förfrågningar från dig
Kundsupport och kommunikation
Produkt- och tjänsteutveckling
Statistik och analys

Hanteringen av dina personuppgifter kommer i vissa fall att vara nödvändig för att fullgöra ett avtal som har ingåtts mellan KOMPAN och dig, t.ex. i samband med hanteringen av användarkonton och profiler eller när du beställer en katalog via webbplatsen (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1b). Dessutom kan hanteringen av dina personuppgifter baseras på vårt berättigade intresse av att bedriva marknadsföringsaktiviteter (där samtycke inte krävs), tillhandahålla kundservice, hantera förfrågningar, utveckla och utvärdera våra produkter och tjänster samt utföra statistik och analyser (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1f).

KOMPAN kommer endast att använda dina personuppgifter för att skicka produktinformation, nyhetsbrev och annat marknadsföringsmaterial om du tidigare har gett ditt uttryckliga medgivande till detta, om inte tillämplig lagstiftning tillåter oss att kontakta dig utan sådant medgivande (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1a).

Utöver ovanstående samlar vi även in och lagrar information som i slutändan kan hjälpa oss att förbättra vår webbplats via sms och e-post. Informationen vi samlar in lagras automatiskt i aggregerad form och gör det inte möjligt för oss att identifiera dig som person. Vi länkar inte insamlad besöksstatistik med personuppgifter, om du inte lämnar ut dina personuppgifter frivilligt.

Information som vi samlar in automatiskt inkluderar:

Stöd för förstapartscookies (om du tillåter oss att spara en cookie på din dator)
Besöks-ID (tillhandahålls av en cookie som vi sparar på din dator när det är möjligt)
Referent (dvs. var du kommer ifrån, till exempel google.com)
Datum och tid för besöket
Lands- och språkinställningar (för att avgöra vilket land du befinner dig i)
Operativsystem (Windows, OS X, Linux, iOS, Android, etc.)
Webbläsare och webbläsarversion (Chrome, Internet Explorer, Firefox, Opera, Safari osv.)
Skärmupplösning (1280x1024, 1024x768, etc.)
JavaScript-stöd
Java-stöd
IP-adress (din dators adress på internet) (detta är också personuppgifter och behandlas därmed som sådana)
Titeln på sidan du tittar på
URL för sidan du tittar på

Se mer om användningen av cookies i vår cookiepolicy som finns här.

Lagringsperiod

Personuppgifter som rör användarkonton raderas efter två års inaktivitet. Lagringsperioden bestäms på grundval av vårt berättigade intresse av att göra ditt användarkonto eller din profil tillgänglig för dig (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1f).

Personuppgifter som samlas in via kontaktformulär samt övrig korrespondens raderas i allmänhet efter ett år, om inte korrespondensen avser en beställning, olycka eller rättsliga anspråk. Lagringsperioden bestäms på grundval av vårt berättigade intresse av att tillhandahålla kundservice (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1f).

Personuppgifter som ingår i redovisningsmaterial, inklusive beställningsdokumentation, sparas i sju år från räkenskapsårets slut, varefter informationen raderas. Lagringsperioden bestäms på grundval av lagringskraven i bokföringslagen och sker därför i syfte att följa gällande lagstiftning (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1c).

Dokumentation av ditt marknadsföringsmedgivande sparas i två år från det att du har återkallat ditt samtycke till att få direktmarknadsföringsmaterial. Lagringsperioden fastställs mot bakgrund av KOMPANs berättigade intresse av att kunna visa att direktmarknadsföring har utförts i enlighet med tillämplig lagstiftning (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1f).

2. KONTAKTER HOS KOMPANS B2B-KUNDER, LEVERANTÖRER, ÅTERFÖRSÄLJARE OCH ANDRA AFFÄRSPARTNERS

I detta avsnitt beskrivs KOMPANs policy för hantering av personuppgifter som samlats in från enskild firmaägare eller kontakter hos KOMPANs B2B-kunder, leverantörer, återförsäljare eller andra affärspartners som samarbetar med KOMPAN.

Personuppgiftsansvarig

Om inget annat anges är det den enhet hos KOMPAN som din verksamhet (eller arbetsgivare) har ingått ett avtal med, samarbetar eller korresponderar med som är ansvarig för personuppgifterna.

Insamling av personuppgifter

KOMPAN kan samla in, hantera och spara följande personuppgifter:

Namn, e-postadress, telefonnummer och liknande identifieringsinformation
Individuell information som föredragna språk
Organisationsuppgifter som företagsnamn, företagsadress, befattning, affärsområde, primär arbetsplats och land
Avtalsinformation som inköpsorder, fakturor, kontrakt och liknande avtal mellan din verksamhet (eller arbetsgivare) och KOMPAN, som kan inkludera dina kontaktuppgifter
Finansiell information som betalningsvillkor, bankkontouppgifter och kreditvärdighet

Sådan information kan tillhandahållas direkt av dig (främst via e-post eller annan korrespondens) eller av tredjepart, t.ex. din arbetsgivare.

Dina personuppgifter kommer att samlas in vid ett av dessa tillfällen:

När ditt företag eller företaget du arbetar för ingår ett avtal med KOMPAN, inklusive köp av produkter eller tjänster som erbjuds av KOMPAN
När du har visat intresse för KOMPANs produkter eller tjänster, t.ex. genom att ge KOMPAN ditt visitkort
När du tackar ja till att få KOMPANs nyhetsbrev
När du samarbetar eller kommunicerar med KOMPAN

Varför samlar vi in personuppgifter?

Personuppgifter samlas in för följande ändamål:

I allmänhet för att planera, uppfylla och hantera samarbetet, inklusive eventuella avtal
Administration, t.ex. hantering av betalningar (inklusive indrivning av utestående fakturor), bedömning av kreditvärdighet, genomförande av bokförings-, revisions- och faktureringsverksamhet, frakt och leverans samt stödtjänster
Nyhetsbrev och liknande marknadsföringskommunikation
Hantering av förfrågningar från dig
Allmän kommunikation
Utveckling av produkter och tjänster
Statistik och analys
Efterlevnad och regleringsändamål, såsom uppfyllande av våra rättsliga och efterlevnadsrelaterade skyldigheter för att förhindra olaglig verksamhet
Tvistlösning

Hanteringen av dina personuppgifter kommer i vissa fall att vara nödvändig för att fullgöra ett avtal som har ingåtts mellan KOMPAN och dig eller din arbetsgivare, t.ex. i samband med hanteringen av beställningar, samarbetsadministration, hanteringen av användarkonton och profiler (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1b).

Dessutom kan hanteringen av dina personuppgifter baseras på vårt berättigade intresse av att bedriva marknadsföringsaktiviteter (där samtycke inte krävs), tillhandahålla kundservice, hantera förfrågningar, säkerställa solvens, hantera tvister, utveckla och utvärdera våra produkter och tjänster samt utföra statistik och analyser (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1f).

KOMPANs hantering av dina personuppgifter kan i vissa fall också vara nödvändig för att uppfylla rättsliga skyldigheter, såsom vår skyldighet att förhindra olaglig verksamhet (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1c).

KOMPAN kommer endast att använda dina personuppgifter för att skicka produktinformation, nyhetsbrev och annat marknadsföringsmaterial via e-post om du tidigare har gett ditt uttryckliga medgivande till detta, om inte tillämplig lagstiftning tillåter oss att kontakta dig utan sådant medgivande (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1a).

Lagringsperiod

Dina personuppgifter sparas i tre år från det att samarbetet har avslutats. Informationen kan dock sparas längre i anonymiserat format.

3. B2C-KUNDER (KONSUMENTER)

I detta avsnitt beskrivs KOMPANs policy för hantering av personuppgifter som samlats in från kunder som är konsumenter.

Personuppgiftsansvarig

Om inget annat anges är det den enhet hos KOMPAN som du har ingått ett avtal med, samarbetar eller korresponderar med som är ansvarig för personuppgifterna.

Insamling av personuppgifter

KOMPAN kan samla in, hantera och spara följande personuppgifter:

Namn, e-postadress, telefonnummer och liknande identifieringsinformation
Individuell information som föredragna språk
Avtalsinformation som inköpsorder, fakturor och liknande
Finansiell information som betalningsinformation, kontoinformation och betalningsmetod

Dina personuppgifter kommer att samlas in vid ett av dessa tillfällen:

När du ingår ett avtal med KOMPAN, inklusive köp av produkter eller tjänster som erbjuds av KOMPAN
När du tackar ja till att få KOMPANs nyhetsbrev
När du kommunicerar med KOMPAN

Varför samlar vi in personuppgifterna?

Personuppgifter samlas in för följande ändamål:

Hantera din beställning
Administration, t.ex. hantering av betalningar (inklusive indrivning av utestående fakturor), genomförande av bokförings-, revisions- och faktureringsverksamhet, frakt och leverans samt stödtjänster
Nyhetsbrev och liknande marknadsföringskommunikation
Behandla förfrågningar från dig
Allmän kommunikation
Utveckling av produkter och tjänster
Statistik och analys
Tvistlösning

Hanteringen av dina personuppgifter kommer i vissa fall att vara nödvändig för att fullgöra ett avtal som har ingåtts mellan KOMPAN och dig, t.ex. i samband med hanteringen av beställningar (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1b).

Dessutom kan hanteringen av dina personuppgifter baseras på vårt berättigade intresse av att bedriva marknadsföringsaktiviteter (där samtycke inte krävs), tillhandahålla kundservice, hantera förfrågningar, hantera tvister, utveckla och utvärdera våra produkter och tjänster samt utföra statistik och analyser (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1f).

Lagringsperiod

Dina personuppgifter sparas normalt i fem år från det senaste köpet/aktiviteten. Lagringsperioden bestäms på grundval av vårt berättigade intresse av att tillhandahålla kundservice och hantera eventuella rättsliga anspråk (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1f).

4. OLYCKSRAPPORTERING

I detta avsnitt beskrivs KOMPANs policy för hantering av personuppgifter som samlats in i samband med olycksrapportering.

Personuppgiftsansvarig

KOMPAN SVERIGE AB Götanforsliden 13 431 34 Mölndal T: 031 – 96 88 40 E: [email protected]

Insamling av personuppgifter

KOMPAN kan samla in, hantera och spara följande personuppgifter:

Ordernummer, rapporteringsår och registreringsnummer för rapporten
Information om den skadade personen, inklusive namn, kön, ålder, beskrivning av olyckan, datum för olyckan, följder av olyckan och om den skadade personen har fått medicinsk behandling i samband med olyckan.
Information om vittnet, inklusive namn och typ av vittne
Foton, läkarintyg, inspektionsrapporter och annan information du lämnar till oss i samband med rapporten
Namn, e-postadress och telefonnummer till den som lämnat in rapporten

Personuppgifterna kommer att samlas in vid ett av dessa tillfällen:

När olyckor rapporteras
I samband med ytterligare korrespondens om olyckor

Varför samlar vi in personuppgifter?

Personuppgifter samlas in för följande ändamål:

Hantering av rättsliga anspråk till följd av olyckor i samband med produkter från KOMPAN
Förebyggande av framtida olyckor
Förbättring och utveckling av produkter
Statistik och analys

Hanteringen av dina personuppgifter baseras på vårt berättigade intresse av att hantera rättsliga anspråk, förebygga framtida olyckor, förbättra och utveckla produkter samt vårt berättigade intresse av att utföra statistik och analyser (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1f).

Hanteringen av hälsouppgifter utförs i syfte att fastställa, hävda eller försvara rättsliga anspråk (dataskyddsförordningens artikel 9, stycke 2f och artikel 6, stycke 1f).

Lagringsperiod

Dina personuppgifter sparas i tio år. Informationen kan dock sparas längre i anonymiserat format.

5. KONTAKTER FÖR UPPHANDLING

I detta avsnitt beskrivs KOMPANs policy för hantering av personuppgifter som samlats in i samband med upphandlingar.

Personuppgiftsansvarig

Om inget annat anges är det den enhet hos KOMPAN som lämnar offert i samband med en upphandling som är ansvarig för de insamlade personuppgifterna.

Insamling av personuppgifter

KOMPAN kan samla in, hantera och spara följande personuppgifter:

Namn, e-postadress, telefonnummer och liknande identifieringsinformation
Organisationsuppgifter som arbetsplats, befattning, affärsområde, primär arbetsplats och land

Sådan information kan tillhandahållas direkt av dig (främst via e-post eller annan korrespondens) eller av tredjepart, t.ex. din arbetsgivare.

Dina personuppgifter kommer att samlas in vid ett av dessa tillfällen:

När din arbetsgivare lämnar dina uppgifter till KOMPAN i samband med en upphandling
När du kommunicerar med KOMPAN

Varför samlar vi in personuppgifter?

Personuppgifter samlas in för följande ändamål:

För att KOMPAN ska kunna lämna anbud i samband med den aktuella upphandlingen
Allmän kommunikation
Tvistlösning

Hanteringen av dina personuppgifter baseras på vårt berättigade intresse av att kunna lämna anbud i samband med en upphandling, kommunicera med dig i samband med upphandlingen samt hantera tvister, t.ex. om det finns misstankar om omständigheter som medför att upphandlingen måste göras om (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1f).

Lagringsperiod

Dina personuppgifter sparas i tre år från det att upphandlingen har avbrutits. Lagringsperioden bestäms på grundval av vårt berättigade intresse av att kunna fastställa, försvara eller hävda rättsliga anspråk (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1f).

6. ANVÄNDA BILDER

I olika sammanhang använder vi bilder och videor (”bilder”), bland annat för kampanjer och marknadsföringsmaterial, som t.ex. reklam, flygblad och broschyrer, samt på våra webbplatser och som en del av våra sociala medieprofiler (t.ex. Facebook, LinkedIn och Twitter). Bilder kan också ingå i presentationer, artiklar eller i andra branschsammanhang.

Vi erhåller ditt samtycke till att använda bilden i den utsträckning som vi anser nödvändigt (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1a). I vissa situationer använder vi dock bilder på grundval av en intresseavvägning (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1f) eller på grundval av att avtal, t.ex. ett modellkontrakt (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1b).

7. ÖVERFÖRING TILL ANDRA DATAKONTROLLANTER OCH ÖVERLÅTELSE TILL DATABEHANDLARE

För att uppnå ovanstående ändamål kan vi ge tredjepart tillgång till dina personuppgifter, som på grundval av ett avtalsförhållande med KOMPAN tillhandahåller relevanta tjänster, t.ex. leverantörer, e-postleverantörer och leverantörer av marknadsföringstjänster. Sådana tjänsteleverantörer kommer endast att hantera personuppgifterna i enlighet med våra instruktioner som följer ingångna databehandlingsavtal.

Dessutom kan dina personuppgifter komma att delas med andra företag i KOMPAN-koncernen, om så är relevant.

KOMPAN kan lämna ut dina personuppgifter till tredjepartsleverantörer som fraktbolag för att slutföra förfrågningar/beställningar av produkter, kataloger etc. som har gjorts av dig (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1b).

Under vissa omständigheter och enligt lagstiftning kan det vara nödvändigt att lämna ut uppgifter till myndigheterna (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1c). Vi kan också lämna ut dina personuppgifter för att fastställa, utöva eller försvara våra juridiska rättigheter (artikel 6, stycke 1f och artikel 9, stycke 2f). Dessutom kan vi lämna ut dina personuppgifter till externa revisorer för att uppfylla vår revisionsplikt (dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1c).

I samband med KOMPANs utveckling kan företagsstrukturen komma att förändras, t.ex. genom försäljning av hela eller delar av KOMPAN. Vid en partiell överföring av tillgångar som innehåller personuppgifter baseras hanteringsgrunden för dessa personuppgifter på dataskyddsförordningens artikel 6, stycke 1f, eftersom KOMPAN har ett berättigat intresse av att överföra delar av sina tillgångar och göra kommersiella förändringar. Dessutom kan dina personuppgifter lämnas till tredjepartsleverantörer (databehandlare) som bistår KOMPAN. I sådana fall har tjänsteleverantörerna endast rätt att hantera personuppgifterna för KOMPANs räkning och i enlighet med KOMPANs instruktioner.

Om dina personuppgifter överförs till databehandlare eller datakontrollanter som är etablerade utanför EU/EES och som inte har adekvat skyddsnivå kommer en sådan överföring som regel att baseras på EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

8. DINA RÄTTIGHETER

Du har rätt att få tillgång till personuppgifterna som vi hanterar och sparar om dig, med förbehåll för vissa lagstadgade undantag. Dessutom har du rätt att invända mot insamling och hantering av dina personuppgifter och begära en begränsning av hanteringen av dina personuppgifter. Du har också rätt att kräva att vi korrigerar eller raderar dina personuppgifter vid behov.

Under vissa omständigheter kan du begära att vi ger dig en översikt av de personuppgifter som du har tillhandahållit oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, och att be oss överföra sådana uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Återkallande av samtycke

Du kan när som helst återkalla ett samtycke som du har gett till oss. Om du vill återkalla ditt samtycke kan du kontakta oss på [email protected]. För nyhetsbrev och annat elektroniskt marknadsföringsmaterial kan du också använda länken ”Avsluta prenumeration” i e-postmeddelandet eller annan kommunikation som du har fått från oss.

Observera att återkallandet av ditt samtycke inte kommer att påverka lagligheten av den hantering som utförts före utträdet.

9. VEM DU SKA KONTAKTA

Om du vill att vi ska uppdatera, korrigera eller radera de personuppgifter som vi har registrerade om dig, om du vill ha tillgång till personuppgifterna eller om du har frågor om ovanstående riktlinjer kan du kontakta oss på [email protected]. Du kan också skriva till oss på följande adress:

KOMPAN SVERIGE AB Götanforsliden 13 431 34 Mölndal T: 031 – 96 88 40

10. KLAGOMÅL

Om du vill klaga på hanteringen av dina personuppgifter kan du kontakta oss via e-post eller brev enligt ovan. Du kan också lämna in ett klagomål till Integritetsmyndigheten på [email protected].

Version 2.0, 01/JUNI/2021 - 2021